Süreç Analizi

  Süreç analizi mevcut durumdan yola çıkarak işe yaramayan, tekrarlanan, kısacası katma değer oluşturmayan iş adımlarının elenerek sürecin daha etkin hale getirilmesi çalışmasıdır. 
 
  Süreçler ve süreç adımlarının her biri kuruluşun amacına yönelik olarak  müşteriye katma değer sağlamalıdır. Eğer süreçler içinde yer alan faaliyetler katma değer üretmiyorsa, tekrarlanan işleri gösteriyorsa, bazı işlemler hatalı veya yanlış olduğu için yeniden yapılıyorsa, ya da amaca hizmet etmiyorsa bu sürecin beklenen faydayı sağlaması beklenemez. Aslında kuruluşlar çoğunlukla süreçleri baştan tasarlayarak oluşturmadığı ve bu süreçler işler yapılırken kendiliğinden oluştuğu için çok sayıda, katma değer içermeyen faaliyetleri, tekrarları, hatalı işlemleri, gereksiz döngüleri içerir.
 
  Öte yandan süreçlerin beklenen ve istenen bir performans seviyesi olmalıdır. Süreçlerden ne beklediğimizi ve bu beklentiyi nasıl ölçeceğimizi tanımlamalıyız. Süreçlerin istenen hedeflere ulaşıp ulaşmadığını görmek için performanslarını ölçmek durumundayız. Süreç analizi hem süreçlerin katma değer oluşturabilecek bir şekilde tasarlanıp tasarlanmadığını hem de yeterli performansa sahip olup olmadığını açısından incelenmesidir.
  
Düzenli aralıklarla işletme düzeyinde süreç analizleri yapılması, hem iyileştirme fırsatlarının belirlenmesine ve öneriler geliştirilmesine yardımcı olur, hem de bölümler arası işbirliğinin gelişmesine katkıda bulunur.
 
Süreç analizi sonrası alınacak önlemlerle işletme aşağıdaki faydaları elde edebilecektir:
1- Süreçlerin detaylarındaki sorunları ortaya koyma
2- Süreç maliyetlerini azaltma
3- Daha iyi müşteri tatmini sağlama
4- Bölümler arası ilişkilerin iyileştirilmesi
5- Tedarikçilerle ilişkilerin iyileştirilmesi
6- Süreç performanslarını ölçebilme
 
Etkin bir süreç analizi aşağıdaki örnek yol izlenerek yapılabilir.
 
Süreç İyileştirme Nedir?
  • Süreç İyileştirme süreç performans hedefleri doğrultusunda gerekli iyileştirmelerin ve otomasyonun hayata geçirilmesidir.
  • İş Süreçlerine ölçülebilir hedefler kazandırır.
  • Süreçleri hızlandırır, üretkenliği artırır.
  • İş akışlarına uygulanabilir kurallar getirir.
  • Süreç maliyetlerini azaltır.
  • Ekip verimliliğini yükseltir.
  • Süreç akışındaki darboğazları, aksamaları kontrol altına alır.
 
Süreç İyileştirme Aşamaları
Proje süreç iyileştirme aşamaları ve metodolojisi aşağıdaki adımlardan oluşmaktadır.
Adım 1: Süreçlerin Netleştirilmesi Bir kurumda süreç yönetimi anlayışını hayata geçirebilmek için öncelikle süreçler net bir şekilde tanımlanmalıdır. Genelde süreçler üç grupta toplanır;
  • Operasyonel süreçler
  • Yönetsel süreçler
  • Kalite Süreçleri
 
Adım2: Genel Süreç Haritalarının Çıkarılması Bu kapsamda aşağıdaki bilgiler toplanır ve süreçlerin genel akış haritaları çıkarılır.
  • Sürecin adı
  • Sürecin sahibi
  • İçinde yer aldığı ana süreç
  • Alt süreçleri
  • Süreç akışı, süreç işlem ve adımları
  • Adımlara ilişkin roller, yetkiler, koşullar
  • Sürecin sorunsuz akması için gerekli bilgi ve diğer girdiler
  • Süreç çıktıları
Adım 3: Süreçlerin Önceliklendirilmesi Bu adımda Süreç Önceliklendirme Analizi ile hangi süreçlerin süreç optimizasyonu için öncelik (katma değer) potansiyeli taşıdığı belirlenir. Bu belirlemede yönetimin stratejik hedefleri, sürecin iyileştirmeye uygunluğu, teknik koşulların uygunluğu, insan faktörü, sürecin iş hedefleri açısından önemi ve iyileştirmenin potansiyel getirisi önem taşır.
 
Adım 4: Öncelikli Süreçler İçin Süreç Hedeflerinin Belirlenmesi Süreç Performans Kriterleri’nin belirlenmesi Süreç Optimizasyon çalışmasının en stratejik konusudur. Performans kriterleri ölçülebilir ve kıyaslanabilir olmalıdır. Performans kriterleri bir kurumun stratejileri ile de yakından ilişkilidir. Bu kriterler operasyonel hedefler olabileceği gibi, Tam Zamanında ya da Tedarik Zinciri Yönetimi’nde farklılık yaratma gibi stratejik hedeflerle de ilişkili olabilirler.
 
Adım 5:  Optimizasyon Amaçlı Süreç Analizi 
Bu adımda ayrıntılı olarak aşağıdaki sorunlara odaklanılır:
  • Eksiklikler
  • Problemler
  • İsraflar
  • Zaman kayıpları
  • Tekrarlar
  • Darboğazlar
Ve aşağıdaki sorulara cevap aranır;
  • Süreç içinde hangi aktiviteler sonuca daha çok artı değer katıyor ?
  • Gereksiz, israfa ve zaman kaybına neden olan adımlar var mı?
  • Tekrarlar ve örtüşmeler var mı?
  • Girdilerinde bir eksiklik veya yetersizlik var mı?
  • Tekrar edilen aktivite ve işlemler var mı?
  • Kontrol adımları ve onaylamalar azaltılabilir mi?
  • Çıktı hedeflere uygun mu?
  • Bu aşamada Süreç Aktiviteleri’nin doğru değerlendirilmesi önem taşır. Bunun için süreç aktiviteleri niteliksel olarak üç kategoriye ayrılabilir:
  • Temel aktiviteler
  • Kritik fakat temel olmayan aktiviteler
  • Temel ve kritik olmayan aktiviteler
Bu aşama sonunda çıktı olarak yeni süreç haritası oluşturulur;
Adım 6: Süreç Optimizasyonu ve İş Akışı Uygulaması Bu aşama süreç iyileştirme için öngörülen akış, işlem, onay değişikliklerinin ve otomasyon uygulamalarının uygulamaya konma aşamasıdır.
 

xPM Solution Hakkında

xPM, uluslararası inşaat proje yönetim standartları çerçevesinde, tüm iş süreçleri ve proje yönetim bilgi alanlarını entegre etmiş, her türlü projenin yönetiminde kullanılabilecek, zamanı yakalayıp, çoğu zaman önüne geçebilen yüksek nitelikli bir proje yönetim sistemidir.

Devamını okuyun